জাবেদা কাকে বলে? জাবেদার কত প্রকার ও কি কি? জাবেদারের বৈশিষ্ট্য?

প্রবন্ধটি থেকে আপনি জানতে পারবেন জাবেদা কাকে বলে? জাবেদার কত প্রকার ও কি কি? জাবেদারের বৈশিষ্ট্য? নিচে বিষয়টি নিয়ে বিস্তার ভাবে আলোচনা করা হলো।

জাবেদা কাকে বলে

হিসাবরক্ষণের ভাষায়, একটি বই বা কম্পিউটারের ফাইল ‍যেখানে ব্যবসায়িক লেনদেনসমূহ কালানুক্রমে লিপিভুক্ত থাকে তাকে Journal বা জাবেদা বলা হয়। জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের প্রাথমিক নথি।

জাবেদার প্রকারভেদ

জারবেদার প্রকারভেদ প্রধানত দুইটি:

• সাধারণ জাবেদা
• বিশেষ জাবেদা

সাধারণ জাবেদা

যে জাবেদায় সকল প্রকার ব্যবসায়িক লেনদেন লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে সাধারণ জাবেদা বলে। সাধারণ জাবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ, লেনদেনের বিবরণ, ডেবিট পক্ষ ও ক্রেডিট পক্ষ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয়।

বিশেষ জাবেদা

যে জাবেদায় নির্দিষ্ট প্রকার ব্যবসায়িক লেনদেন লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে বিশেষ জাবেদা বলে। বিশেষ জাবেদার কয়েকটি উদাহরণ হলো:

• ক্রয় জাবেদা
• বিক্রয় জাবেদা
• চলতি সম্পত্তি জাবেদা
• স্থায়ী সম্পত্তি জাবেদা
• ঋণ জাবেদা
• পুঁজি জাবেদা

জাবেদার বৈশিষ্ট্য

জারবেদার প্রধান বৈশিষ্ট্যসমূহ হলো:

• জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের প্রাথমিক নথি।
• জাবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয়।
• জাবেদায় লেনদেনসমূহ ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয়।
• জাবেদায় লেনদেনসমূহের বিবরণ উল্লেখ করা হয়।
• জাবেদা যথাযথভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা আবশ্যক।

জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। জাবেদা সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা হলে ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা সঠিকভাবে জানা যায়।

জাবেদার গুরুত্ব

জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। জাবেদা সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা হলে ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা সঠিকভাবে জানা যায়। জাবেদার গুরুত্ব নিম্নরূপ:

• আর্থিক অবস্থা ও ফলাফল নির্ধারণ: জাবেদা সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা হলে ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা ও ফলাফল নির্ধারণ করা সহজ হয়।
• লেনদেনসমূহের পর্যালোচনা: জাবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয় বলে লেনদেনসমূহের পর্যালোচনা সহজ হয়।
• ত্রুটি সংশোধন: জাবেদায় লেনদেনসমূহ সঠিকভাবে লিপিবদ্ধ করা হলে ত্রুটি সংশোধন সহজ হয়।
• আইনি প্রয়োজনীয়তা: জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের একটি প্রাথমিক নথি। তাই ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থার উপর কর, ঋণ ইত্যাদির হিসাব নির্ধারণে জাবেদা প্রয়োজন হয়।

জাবেদার সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করার জন্য নিম্নলিখিত নিয়মগুলো অনুসরণ করা উচিত:

• জাবেদা বইটি সুন্দরভাবে সাজানো উচিত। জাবেদা বইটিতে পাতাগুলো সংখ্যায়িত করা উচিত। জাবেদা বইটিতে লেনদেনসমূহ লিখতে হলে পাতাগুলোর সঠিক স্থানে লেখা উচিত।

• জাবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা উচিত। জাবেদায় লেনদেনসমূহ লিখতে হলে লেনদেনটির তারিখটি অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। লেনদেনসমূহকে তারিখ অনুযায়ী ধারাবাহিকভাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে।

• জাবেদায় লেনদেনসমূহ ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা উচিত। দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুযায়ী প্রতিটি লেনদেনের সাথে সংশ্লিষ্ট পক্ষসমূহকে ডেবিট ও ক্রেডিট করে লিখা হয়। ডেবিট ও ক্রেডিট কীভাবে করা হয় তা নিম্নরূপ:

  • ডেবিট: সম্পত্তি ও ব্যয়ের ক্ষেত্রে ডেবিট করা হয়।
  • ক্রেডিট: দায়, সম্পদ বৃদ্ধি ও আয়ের ক্ষেত্রে ক্রেডিট করা হয়।

• জাবেদায় লেনদেনসমূহের বিবরণ উল্লেখ করা উচিত। জাবেদায় লেনদেনটির বিবরণ উল্লেখ করলে লেনদেনটি কীভাবে সম্পন্ন হয়েছিল তা সহজে বোঝা যায়।

• জাবেদায় লেনদেনসমূহ যথাযথভাবে লেখা উচিত। জাবেদায় লেনদেনসমূহ যথাযথভাবে লেখা না হলে ত্রুটি হতে পারে। তাই লেনদেনসমূহ যথাযথভাবে এবং স্পষ্টভাবে লেখা উচিত।

জাবেদার সংরক্ষণ

জাবেদার একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি। তাই জাবেদা যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা উচিত। জাবেদা সংরক্ষণের জন্য নিম্নলিখিত নিয়মগুলো অনুসরণ করা উচিত:

• জাবেদা বইটি একটি সুরক্ষিত স্থানে সংরক্ষণ করা উচিত।
• জাবেদা বইটি নিয়মিত পরিদর্শন করা উচিত।
• জাবেদা বইটিতে কোন ত্রুটি থাকলে তা যথাযথভাবে সংশোধন করা উচিত।

জাবেদার উদাহরণ

উদাহরণ ১:

তারিখঃ ২৮ নভেম্বর, ২০২৩

লেনদেনঃ নগদ ১০,০০০ টাকায় পণ্য ক্রয় করা হলো।

উদাহরণ ২:

তারিখঃ ২৯ নভেম্বর, ২০২৩

লেনদেনঃ পাওনাদারের কাছ থেকে ৫,০০০ টাকা নগদ আদায় করা হলো।

উদাহরণ ৩:

তারিখঃ ৩০ নভেম্বর, ২০২৩

লেনদেনঃ ব্যাংক থেকে ঋণ গ্রহণ করা হলো ১০,০০০ টাকা।

উদাহরণ ৪:

তারিখঃ ৩১ নভেম্বর, ২০২৩

লেনদেনঃ বিক্রয়ের মাধ্যমে ৫০,০০০ টাকা আয় করা হলো।

উপরের উদাহরণগুলোতে দেখা যাচ্ছে যে, লেনদেনের প্রকৃতি অনুযায়ী ডেবিট ও ক্রেডিট করা হয়েছে।

জাবেদার গুরুত্ব

জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের প্রাথমিক নথি। জাবেদা সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা হলে ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা সঠিকভাবে জানা যায়। তাই জাবেদার গুরুত্ব অপরিসীম। জাবেদার গুরুত্ব নিম্নরূপ:

• আর্থিক অবস্থা ও ফলাফল নির্ধারণ: জাবেদা সঠিকভাবে লেখা ও সংরক্ষণ করা হলে ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থা ও ফলাফল নির্ধারণ করা সহজ হয়।
• লেনদেনসমূহের পর্যালোচনা: জাবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয় বলে লেনদেনসমূহের পর্যালোচনা সহজ হয়।
• ত্রুটি সংশোধন: জাবেদায় লেনদেনসমূহ সঠিকভাবে লেখা হলে ত্রুটি সংশোধন সহজ হয়।
• আইনি প্রয়োজনীয়তা: জাবেদা হলো হিসাবরক্ষণের একটি প্রাথমিক নথি। তাই ব্যবসায়ের আর্থিক অবস্থার উপর কর, ঋণ ইত্যাদির হিসাব নির্ধারণে জাবেদা প্রয়োজন।

জাবেদা লিখতে কিছু টিপস

জারবেদা সঠিকভাবে লিখতে হলে নিম্নলিখিত টিপসগুলো অনুসরণ করা যেতে পারে:

• জারবেদা বইটি সুন্দরভাবে সাজাতে হবে। জাবেদা বইটিতে পাতাগুলো সংখ্যায়িত করা উচিত। জাবেদা বইটিতে লেনদেনসমূহ লিখতে হলে পাতাগুলোর সঠিক স্থানে লেখা উচিত।
• জারবেদায় লেনদেনসমূহ তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করতে হবে। জাবেদায় লেনদেনসমূহ লিখতে হলে লেনদেনটির তারিখটি অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। লেনদেনসমূহকে তারিখ অনুযায়ী ধারাবাহিকভাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
• জাবেদায় লেনদেনসমূহ ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করতে হবে। দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুযায়ী প্রতিটি লেনদেনের সাথে সংশ্লিষ্ট পক্ষসমূহকে ডেবিট ও ক্রেডিট করে লিখা হয়। ডেবিট

জাবেদার ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ নির্ণয়ের নিয়ম

দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুযায়ী প্রতিটি লেনদেনের সাথে সংশ্লিষ্ট পক্ষসমূহকে ডেবিট ও ক্রেডিট করে লিখা হয়। ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ নির্ণয়ের নিয়ম নিম্নরূপ:

• সম্পত্তি ও ব্যয়ের ক্ষেত্রে ডেবিট করা হয়।
• দায়, সম্পদ বৃদ্ধি ও আয়ের ক্ষেত্রে ক্রেডিট করা হয়।

উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক একজন ব্যবসায়ী নগদ ১০,০০০ টাকায় পণ্য ক্রয় করল। এই লেনদেনের ক্ষেত্রে সম্পত্তি (পণ্য) বৃদ্ধি পেয়েছে এবং অর্থ সম্পদ (নগদান) হ্রাস পেয়েছে। তাই, এই লেনদেনের ক্ষেত্রে পণ্য ক্রয় হিসাব ডেবিট হবে এবং নগদান হিসাব ক্রেডিট হবে।

একইভাবে, ধরা যাক একজন ব্যবসায়ী তার পাওনাদারের কাছ থেকে নগদ ৫,০০০ টাকা আদায় করল। এই লেনদেনের ক্ষেত্রে অর্থ সম্পদ (নগদান) বৃদ্ধি পেয়েছে এবং দায় (পাওনাদার) হ্রাস পেয়েছে। তাই, এই লেনদেনের ক্ষেত্রে নগদান হিসাব ডেবিট হবে এবং পাওনাদার হিসাব ক্রেডিট হবে।

এভাবে, প্রতিটি লেনদেনের ক্ষেত্রে ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ নির্ণয় করা যাবে।

জাবেদার ত্রুটি সংশোধন

জারবেদায় কোন ত্রুটি হলে তা যথাযথভাবে সংশোধন করা উচিত। জারবেদার ত্রুটি সংশোধনের জন্য নিম্নলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করা যেতে পারে:

• “ভুল” লেখা: ত্রুটিযুক্ত লেনদেনের বিপরীতে “ভুল” লেখা উচিত।
• সঠিক লেনদেন লেখা: ত্রুটিযুক্ত লেনদেনের ঠিক নিচে সঠিক লেনদেনটি লেখা উচিত।
• লেনদেনের তারিখ পরিবর্তন করা: ত্রুটিযুক্ত লেনদেনের তারিখ পরিবর্তন করা যেতে পারে।

জারবেদার ত্রুটি সংশোধন করার সময় অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে ত্রুটি সঠিকভাবে সংশোধন হয়েছে।